BALANCED SCORECARD: Studi Kasus PT KOJO

Oleh: Irman Musafir Sufi

Balanced Scorecard (BSC) merupakan suatu sistem manajemen pengukuran dan pegendalian yang secara capat, tepat dan komprehensif dapat memberiakan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Pengukuran tersebut memandang unit bisnis dari empat persepektif, yaitu perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis dalam perusahaan, serta proses pembelajaran dan pertumbuhan. Balanced Scorecard Sebagai Sisitem Manajemen Strategis
Tujuannya adalah untuk mengidentifikasikan sebab-sebab kegagalan dari beberapa perusahaan dan keberhasilan dari perusahaan yang lainnya.

Balanced Sorecard Sebagai Alat Ukur Kinerja Perusahaan
Balanced Scorecard selain dapat berfungsi sebagai alat pengukur kinerja juga dapat sebagai alat ukur keberhasilan organisasi yang bersifat multidimensional yang dikembangkan sebagai dasar dan pedoman untuk menetapkan beberapa hal seperti :

Terpenuhinya harapan dan kebutuhan semua pihak yang terkait dengan organisasi (stakeholder).
Kesiapan organisasi untuk menjaga kelangsungan hidupnya dimasa depan yang penuh gejolak.
Sudah diperhitungkannya seluruh kekayaan dan potensi yang dimiliki organisasi pada waktu disiapkan strategi dan misi untuk mewujudkan cita-cita bersama.
Selain itu juga BSC akan berfungsi sebagai instrument manajemen yang bersifat sebagai instrument manajeman yang bersifat strategis dan sistematis.
Manfaat yang didatangkan dengan menerapkan BSC sebgai alat ukur kinerja terhadap perusahaan dilihat dari perspektif yang dicakup olehnya adalah sebagai berikut :

Perspektif keuangan
Memberi gambaran ringkas mengenai konsekuensi ekonomi dan tindakan strategis yang diambil organisasi.

Pespektif pelanggan
Memberikan kepuasan dan nilai tinggi kepada pelanggan, sehingga dapat dipertahankan pelanggan lama dan ditingkatkan pelanggan baru.

Perspektif Bisnis Internal
Menjaga adanya proses bisnis yang memungkinkan perusahaan menjaga efisiensi dan produktivitas proses operasi dengan memanfaatkan teknologi terbaik dan cara-cara paling tepat.

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan
Menjamin agar perusahaan mampu beradaptasi dengan baik dan mampu melakukan perubahan sesuai dengan perubahan yang terjadi dilingkungannya.
Metode BSC berusaha untuk menggabungkan ukuran-ukuran finansial dengan ukuran- ukuran performansi yang menjadi pendorong peningkatkan performansi di masa mendatang.
Keunggulan Perenacanaan Strategis Menggunakan Metode BSC
Keunggulan penggunaan BSC sebagai alat penyusunan rencana strategis perusahaan adalah dihasilkannya sasaran strategis yang komprehensif, koheren, terukur dan seimbang.

Komprehensif


Balanced Scorecard menjanjikan kemampuan perusahaan dalam melipatgandakan kinerja keuangannya dalam jangka panjang melalui kekomprehensivan sasaran-sasaran startegis yang dihasilkan dalam perencanaan stategisnya.

Koheren

Penggunaan BSC dalam perencanaan strategis dapat menghasilkan sasaran-sasaran strategis yang koheren, yaitu dihasilkannya hubungan sebab akibat antara sasaran strategis non keuangan degan sasaran strategis keuangan serta hubungan antara sasaran non keuangan dengan sasaran non keuangan lainnya.

Jadi, sasaran strategis yang dihasilkan pada perspektif non keuangan tidak ada yang tidak bermanfaat untuk mewujudkan sasaran strategis keuangan.

Terukur

Keterukuran sasaran strategis menjadikan sasaran tersebut jelas sehingga menjanjikan ketercapainya sasaran tersebut. Sasaran yang dihasilkan akan diukur dalam dua macam ukurang hasil dan pemicu.

Seimbang

Sasaran strategis yang dihasilkan perlu diarahkan ke dalam empat perspektif secara seimbang. Perspektif proses bisnis dan belajar dan pertumbuan berfokus ke dalam perusahaan sedang pelanggan dan keuangan berorentasi keluar perushaan. Jadi, dengan BSC akan dihasilkan sasaran strategis.

Beberapa alasan pentingnya BSC mengkomunikasikan strartegi yaitu :
Menerapkan visi masa depan organisasi ke seluruh perusahaan, sehingga menciptakan pemahaman yang sama.
Menciptakan model yang holistic dari strategi yang mengijinkan semua karyawan untuk melihat hubungan kontribusi mereka terhadap organisasi.
BSC berfokus pada perubahan, jadi jika tujuan dan ukuran yang tepat sudah diidentifikasikan, akan kemungkinan pelaksanaan berhasil akan sangat besar.

PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM DI PT KOJO

PT. KOJO adalah perusahaan yang bergerak dibidang property migas yang beroperasi di wilayah Kalimantan Timur dan Riau, Klien PT KOJO terdiri dari para kontraktor Migas seperti Schlumberger, Haliburton, BJ Service, EMI dll. PT. KOJO menerapkan Performance Management system dengan pola 2 kaki yaitu management by Objective dengan mengimplementasikan Balanced Scorecard dan Management by values melalui competency model.  KOJO mencoba menyeimbangkan orientasi hasil dan orientasi proses, mencoba membangun system pengukuran kinerja serta membangun juga budaya perusahaan yang mantap dan dapat dianut oleh seluruh stakeholders.

Lebih jauh lagi dalam implementasinya, KOJO juga focus dalam menciptakan tenaga kerja yang professional dengan menggunakan system pengukuran balanced scorecard. Melalui balanced scorecard setiap departemen harus terlibat dalam menunjang rencana strategis perusahaan.

Dalam tataran operasionalnya keseluruhan sasaran strategis akan diturunkan kedalam sasaran strategis departemen (cascading) dan masing-masing diberikan Key Performance Indicator untuk mengukurnya.

TREND WATCHING MELALUI ANALISA SWOT BERBASIS BALANCED SCORECARD

Mengawali proses Balanced Scorecard KOJO melakukan analisa SWOT dengan berbasis balanced scorecard sehingga didapat sebagai berikut:

	Ancaman	Peluang	Kekuatan	Kelemahan
Keuangan	Inflasi, kenaikan harga pangan, listrik dan fluktuasi harga minyak	Perkembangan ekonomi yang bagus	Keuangan yang sehat	Cashflow yang kurang terkelola
Pelanggan	Kompetitor baru	Munculnya pelanggan baru di migas	Reputasi perusahaan di bidang support base	Pelayanan yang kurang maksimal
Proses Internal	Audit client dan Gangguan LSM lokal	Adanya upaya untuk perbaikan proses pelayanan dan produksi	Terjaganya prosedur melalui sistem Balanced Scorecard	Ktidak konsistenan dalam menjalankan prosedur
Pembelajaran dan pertumbuhan	Pembajakan karyawan	Munculnya karyawan muda dan terampil	Manajemen yang berpengalaman	Masih adanya karyawan tua dan kurang terampil

Terdapat kondisi yang mendukung dilakukannya perancangan dan penerapan BSC sebagai suatu sistem manajemen strategis yang sekaligus digunakan sebagai instrumen pengukuran kinerja di PT. KOJO.

Kondisi Pertama, yang mendukung penerapan BSC adalah PT. KOJO telah memiliki visi dan misi yang jelas dan mudah dipahami serta dituangkan dalam konsep-konsep strategis yang gamblang. Hal ini relatif memudahkan identifikasi sasaran strategis perusahaan dan perancangan model BSC yang sesuai dengan arah strategi perusahaan. Keberhasilan identifikasi strategi perusahaan beserta sasaran-sasarannya akan memudahkan pemilihan berbagai tolok ukur kinerja bisnis yang sesuai untuk PT. KOJO.

Kondisi Kedua, struktur organisasi PT. KOJO yang didominasi oleh keleompok-kelompok fungsional ( Urusan-urusan dan grup-grup) relatif berhasil mengurangi herarkisme organisasi. Hal ini memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif diantara seluruh individu dalam organisasai. Dengan demikian visi, misi dan strategi usaha yang dirancang di tingkat puncak akan dapat dikomunikasikan secara efektif keseluruh individu dalam organisasi perusahaan. Kesatuan pemehaman seluruh individu atas visi, misi dan strategi perusahaan sangatlah penting untuk mendukung keberhasilan implementasi BSC untuk mengukur kinerja bisnis, dan juga proses evaluasi serta proses umpan baliknya. Dengan adanya kesatuan pemahaman tersebut, setiap individu akan berusaha menyelaraskan tujuan atau sasaran kerjanya ( personal goals ) dengan sasaran strategis perusahaan, sehingga pada akhirnya pencapaian sasaran strategis perusahaan akan berarti pencapaian tujuan setiap individu. Hal ini pada akhirnya akan memberikan kepuasan kerja pada seluruh karyawan, dan manajemen pun akan lebih mudah melakukan penilaian atas kinerja setiap individu guna menentukan kompensasi secara objektif.

Kondisi Ketiga, kondisi persaingan yang semakin meningkat, mendorong PT KOJO untuk senantiasa merumuskan dan mengevaluasi secara terus menerus strategi usahanya untuk dapat bertahan dan memenangkan persaingan. Untuk dapat mengevaluasi efektivitas strategi usaha pencapaian sasaran-sasaran strategis perusahaan secara tepat, PT. KOJO memerlukan suatu instrumen pengukuran kinerja bisnis yang dapat memberikan informasi tentang keberhasilan strategi dan operasi bisnis perusahaan secara komprehensif, bukan hanya dari aspek keuangan, namun juga dari seluruh aspek yang terlibat dan berpengaruh secara signifikan terhadap proses bisnis secara keseluruhan. Karakteristik instrumen pengukuran kinerja seperti ini dapat ditemukan pada konsep BSC.

Kondisi Keempat, komposisi sumber daya manusia di PT. KOJO yang sebagian besar berusia relatif muda ( 49% pegawai berusaha dibawah 30 tahun, 45% berusia antara 31-40 tahun, dan sisanya diatas 40 tahun ) yang sebagian besar berpendidikan sarjana memungkinkan adanya dinamika dan progresivitas proses manajerial. Lazimnya, pegawai berusia muda relatif lebih tanggap terhadap perubahan dan lebih dapat diterima adanya sistem baru secara mudah. Kondisi semacam ini jelas sangat kondusif bagi penerapan BSC sebagai instrumen pengukuran kinerja bisnis di PT. KOJO.

Dengan kondisi-kondisi seperti tersebut diatas maka PT. KOJO sangat tepat untuk segera menerapkan sistem strategis manajemen berbasis BSC yang dapat digunakan sebagai suatu sistem pengukuran kinerja yang komprehensif dalam melihat kinerja perusahaan dari berbagai sudut pandang yang sangat seimbang.

PENENTUAN VISI DAN MISI SERTA STRATEGI

Untuk menjalankan kegiatan operasionalnya, PT. KOJO telah menyusun perencanaan bisnis dimana di dalamnya diterapkan visi dan  misi perusahaan, yang merupakan pernyataan tujuan jangka panjang perusahaan, termasuk strategi yang akan digunakan untuk berkompetisi.

Visi

Perusahaan yang terpercaya dalam  pengembangan property di bidang  industry pertambangan dan energy global

Misi

Perusahaan Maju yang memberikan pelayanan yang inovatif dalam memenuhi kebutuhan client serta dikelola secara professional

Values

Pernyataan misi diatas telah memperhatikan perspektif secara berimbang:

1.    Keuangan, yang ditransformasikan dengan perusahaan maju

2.    Pelanggan, yang ditransformasikan dengan dalam memenuhi kebutuhan client

3.    Bisnis internal, yang ditransformasikan dalam pelayanan yang inovatif

4.    Pertumbuhan dan pembelajaran, yang ditransformasikan dengan secara professional. Hal ini menunjukkan perhatian perusahaan pada upaya peningkatan keahlian dan profesionalitas pegawai

PROSES DESIGN BALANCED SCORECARD

Dalam tahap awal perancangan BSC haruslah dibentuk tim kerja yang dipimpin oleh Pimpinan dengan anggota dari berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga seluruh bagian dalam perusahaan terwakili. Tim kerja ini akan didampingi dan bekerja sama dengan Tim dari luar perusahaan yang mengerti dan memahami konsep ini secara baik dan benar. Dalam contoh ini Tim kerja dari dalam perusahaan tidak dibentuk, oleh karenanya rancangan ini nantinya diharapkan dapat menjadi model dasar BSC yang dapat diimplementasikan di PT. KOJO atau sebagai contoh bagi perusahaan lain.

Proses selanjutnya dari perancangan BSC ini adalah mengevaluasi visi, misi dan strategis yang ada. Apakah masih akan dipertahankan atau dilakukan perubahan sesuai dengan hasil analisis terhadap visi dan misi perusahaan termasuk analisis terhadap strategis yang digunakan. Hal ini akan lebih baik jika didukung oleh suatu penelitian mengenai tren industri oil support base.

PENENTUAN STRATEGI

Tahapan selanjutnya adalah penentuan strategi yang akan digunakan oleh PT. KOJO dalam menjalankan usahanya.

Model ini menunjukan dua variabel untuk menentukan strategi perusahaan, yaitu daya tarik industri ( industry attractiveness ) dan kekuatan bisnis perusahaan ( business strength ) dalam penguasaan pangsa pasar yang ada.

Dari hasil analisis ternyata daya tarik industri tinggi, hal ini terbukti dengan banyaknya peminat yang masuk wilayah oil support base, dan PT KOJO, memiliki kekuatan usaha yang sangat kuat dalam penguasaan pangsa pasar. Maka strategi yang dipilih adalah strategi pertumbuhan ( growth strategy ). Pertimbangan lainnya dalam pemilihan strategi ini adalah kesesuaian visi dan misi perusahaan. Dimana untuk dapat mencapai visi dan misi perusahaan seperti tersebut diatas maka perusahaan harus terus berkembang.

PEMILIHAN PERSPEKTIF DAN PENENTUAN SASARAN STRATEGIS

Penentuan persepektif yang akan digunakan untuk menjabarkan strategi ke dalam istilah-istilah operasional ( translating strategy into operational terms ) dilakukan dengan memperhatikan keseimbangan antara aspek keuangan dan non keuangan, aspek masa lalu dan aspek masa depan, serta aspek eksternal dan aspek internal. Untuk itu empat perspektif yang ditawarkan Kaplan dan Norton dalam konsep BSC diterapkan yaitu :

1. Perspektif Keuangan

2. Perspektif Pelanggan

3. Perspektif Internal Bisnis, dan

4. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

Keempat perspektif tersebut dianggap mencukupi dengan sedikit perubahan nama dalam perspektif pelanggan menjadi perspektif nasabah, sesuai dengan keunikan dari industri perbankan itu sendiri dimana pelanggan memiliki penamaan sendiri yaitu ” client “.

Dari berbagai data yang ada seperti data perancangan strategis dari hasil wawancara dengan berbagai pihak di PT. KOJO, yaitu penentuan sasaran-sasaran strategis didalam setiap perspektif, dapat di laksanakan. Dari proses ini penentuan sasaran-sasaran strategis PT. KOJO adalah :

1. Meningkatkan pendapatan melalui proyek konstruksi dan efisiensi.

2. Meningkatkan mutu pelayanan kepada client.

3. Meningkatkan jumlah workshop untuk disewakan.

5. Mengembangkan teknologi.

6. Meningkatkan profesionalisme pegawai, dan

7. Meningkatkan pengawasan dan budaya patuh pada aturan.

Sasaran strategis tersebut kemudian diturunkan ke tingkat divisi dan departemen.

Dari seluruh sasaran strategis yang sudah disiapkan dibuatlah masing-masing KPI (Key Performance Indicator)nya, KPI tersebut diturunkan pula dari KPI strategi sampai dengan KPI departemen, bahkan untuk keperluan evaluasi karyawan diturunkan pula ke tataran Job/Jabatan. Berikut contohnya:

Untuk mempermudah proses cascading strategi maka dibuatlah peta strategy (strategic mapnya), 

Perspektif  Keuangan PT. KOJO 

Dengan strategi pertumbuhan pendapatan tersebut, maka tolok ukur keuangan yang sebaiknya dijadikan sebagai tolok ukur kinerja bisnis yang utama adalah tolok ukur keuangan. Tolok ukur ini dapat digunakan untuk menilai keberhasilan pencapaian sasaran strategis PT. KOJO dalam hal pendapatannya, yaitu :

a. Return on Assets ( ROA )
Yaitu persentase laba kotor yang dicapai perusahaan dibandingkan dengan total aktiva perusahaan. Kenaikan atau penurunan ROA dari satu periode akuntansi berikutnya dapat dijadikan ukuran pertumbuhan pendapatan perusahaan. Jika tolok ukur ini dirata-ratakan untuk beberapa periode, akan menghasilkan tingkat pertumbuhan pendapatan rata-rata ( average growth rate )

b. Net Margin ( Laba setelah Pajak ).
Pertumbuhan atau penurunan laba dari period eke periode juga dapat digunakan untuk mengukur pertumbuhan pertumbuhan pendapatan perusahaan. Jika tolok ukur ini dirata-ratakan untuk beberapa periode, akan menghasilkan tingkat pertumbuhan pendapatan rata-rata ( average growth rate )

c. Revenue mix ( bauran pendapatan )
Yaitu melihat pendapatan dari berbagai sumber darimana pendapatan tersebut diperoleh, seperti bernagai macam produk atau nasabah (segmen ). Ukuran ini untuk mengukur kinerja atau profitabilitas berbagai macam produk yang ada dan setiap segmen nasabah.

Perspektif Client PT. KOJO 

Sasaran stratedi dalam perspektif nasabah meliputi :

1. Miningkatkan mutu pelayanan kepada client, dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan client dan juga mempertahankan client.

2. Meningkatkan jumlah workshop untuk disewakan. Dengan tujuan untuk meningkatkan jumlah client dan pangsa pasar.

3. Kedua sasaran strategis tersebut diatas sejalan dengan strategi pertumbuhan perusahaan dan sasaran strategis berupa meningkatkan pendapatan pada perspektif keuangan.
Dengan demikian, tolok ukur yang tepat untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis dalam perspektif nasabah adalah :

a. Tingkat Kepuasan client ( client satisfaction )
Tolok ukur ini dapat diketahui melalui survey kepada client secara periodic. Salah satu metode survey yang dapat digunakan adalah dengan metode servqual. Metode ini merupakan cara untuk mengetahui seberapa besar kesenjangan ( gap ) antara harapan ( expectation ) client dan persepsi client terhadap pelayanan yang diberikan PT. KOJO. Masing-masing item pernyataan dari harapan dan persepsi nasabah diberikan nilai ( score ) untuk dapat melihat selisih ( gap ) antara harapan pelanggan dan persepsinya.

b. Penguasaan Pasar ( marker share )
Tolok ukur ini merupakan tolok ukur yang penting karena terkait erat dengan visi PT. KOJO. Pangsa pasar dihitung dari besarnya pasar atau jumlah nasabah yang berhasil dikuasai PT. KOJO dibandingkan dengan total pasar atau jumlah nasabah potensial dalam bisnis oil support di indonesia. Secara singkat peningkatan penguasaan pangsa pasar ini disebabkan oleh dua hal yaitu kemampuan perusahaan untuk mempertahankan client lama dan memperoleh client baru.

c. Kemampuan untuk mempertahankan client lama atau retensi client ( client retention ).
Tolok ukur ini dapat dihitung dari perbandingan antara jumlah pelanggan yang tetap setia dengan KOJO untuk suatu periode sebelumnya. Hasilnya dibandingkan dengan standar atau criteria yang telah ditentukan, untuk menilai apakah PT KOJO dapat mempertahankan clientnya dengan baik atau tidak.

d. Kemampuan memperoleh client baru atau akuisisi client ( client acquisition )
 Tolok ukur ini dapat dilihat dari besarnya jumlah client baru yang berhasil diperoleh PT. KOJO dibandingkan dengan estimasi jumlah pelanggan potensial atau dibandingkan dengan estimasi kemampuan pesaing. Hasilnya dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan sbelumnya.

Perspektif  Proses Bisnis Internal PT. KOJO

Perspektif ini memiliki dua sasaran strategis yaitu:

1. Mengembangkan jasa-jasa baru yang dapat diandalkan, dan

2. Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi dan kerja sama dengan pihak ketiga

Sasaran strategis pertama ; berupa pengembangan jasa-jasa baru yang dapat diandalkan untuk mengantisipasi kebutuhan client akan layanan jasa migas sehingga client lama dapat dipertahankan dan client baru dapat diperoleh yang pada akhirnya akan memperbesar pengusaan pangsa pasar, PT. KOJO dan meningkatkan nilai bauran pendapatan. Tolok ukur yang tepat untuk mengukur keberhasilan pencapaian strategis ini adalah :

a.      Pendapatan layanan Baru

Tolok ukur ini berguna untuk mengukur tingkat keberhasilan layanan-layanan baru dalam meraih pendapatan selama periode tertentu. Misalnya, dengan menghitung pendapatan yang berasal dari setiap layanan baru ( revenue of new product ) untuk suatu periode tertentu dibandingkan dengan total pendapatan PT. KOJO dalam periode tersebut. Disamping itu, keadaan layanan baru dapat pula diukur dari kontribusinya dalam meraih client atau jumlah client lama yang menggunakan atau beralih ke layanan baru tersebut. Misalnya dengan cara menghitung persentase jumlah client untuk suatu produk baru dibandingkan total jumlah client PT. KOJO secara keseluruhan. Makin besar kontribusi yang diberikan suatu produk baru, makin menandakan keandalan produk tersebut untuk meningkatkan pendapatan perusahaan.

b.      Siklius Pelayanan

Tolok ukur ini berguna sebagai dasar untuk menilai responsitivitas dalam mengantisipasi kebutuhan nasabah dan tingkat inovasi PT. KOJO. Semakin cepat siklus pelayanan dihasilkan dapat berarti bahwa perusahaan semakin responsif dan pegawai semakin tinggi tingkat keahliannya.

Sasaran Strategis Kedua ; adalah peningkatan penggunaan teknologi informasi. Hal ini bertujuan untuk memberikan pelayanan yang berkualitas kepada para client dan untuk memperlancar bergulirnya proses diseluruh bagian perusahaan. Tolok Ukur yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan sasaran strategis ini adalah :

a.      Tingkat Kesalahan Layanan ( service error rate ).

Tolok ukur ini dimaksudkan untuk mengukur seberapa sering pegawai melakukan kesalahan dalam memberikan layanan kepada client termasuk tingkat kesalahan pekerjaan lain yang menjadi tugasnya. untuk melihat kebenaran dari tingkat kesalahan layanan ini bisa dilakukan dengan melakukan audit kualitas layanan ( service quality audit ). Semakin rendah tingkat kesalahan layanan maka tingkat kepuasan client akan semakin tinggi.

b.     Waktu Pelayanan (Service time )

Tolok ukur ini digunakan untuk mengukur kecepatan pelayanan yang dilakukan..

Perspektif  Pembelajaran dan pertumbuhan

Perspektif ini mengacu pada profesionalisme pegawai, dalam hal ini bisa diukur dengan:

a.    Training Index, yaitu jumlah training yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan

b.    Turnover karyawan, yaitu berapa banyak orang yang keluar masuk secara cepat dalam periode tersebut.

c.