Oleh: Irman Musafir Sufi
Tulisan ini adalah tugas Mata Kuliah Perencanaan SDM di Magister Manajemen Ubhara Jaya, Ada beberapa metode dalam melakukan perencanaan SDM, salah satunya adalah Matrix Probability, dan ini yang saya bahas, dengan studi kasus PT. KOJO, perhitungan yang sebenarnya menggunakan excel namun anda bisa mengkalkulasikan manual untuk mendapatkan formulanya, jumlah karyawan bukan yang sebenarnya karena menyangkut kerahasiaan data.
TREN EKONOMI INDONESIA
Outlook Ekonomi Indonesia 2010-2015 akan mengalami peningkatan yang significant, Bank Indonesia menyebutkan faktor fundamental terpenting adalah pertumbuhan kapital yang kembali normal setelah krisis ekonomi global 2008 dan upaya-upaya perbaikan yang sedang dilakukan pemerintah di sisi struktural perekonomian untuk mempercepat peningkatan produktivitas dan efisiensi perekonomian. BI juga memperkirakan pertumbuhan 2010 di kisaran 5,5 - 6,0 %, tahun 2012 diproyeksikan tumbuh 5,8 - 6,8 %, 2013 tumbuh 6,1 - 7,1 %, dan 2014 tumbuh 6,6 - 7,6 %. Sementara perbaikan perekonomian internasional yang dibayangi tekanan terhadap mata uang akibat belum adanya keseimbangan pemulihan ekonomi global menjadikan proyeksi untuk ekspor diperkirakan tumbuh konservatif sekitar 8,1 - 9,1 % pada 2011 menjadi sekitar 10,4 - 11,4 % pada 2015.
Saat ini, jumlah angkatan kerja di Indonesia mencapai 116 juta orang, per Februari 2010 bertambah 2,17 juta orang dibanding angkatan kerja Agustus 2009 yang sebesar 113,83 juta orang atau bertambah 2,26 juta orang dibanding Februari 2009 yang sebesar 113,74 juta orang. Jumlah penduduk yang bekerja di Indonesia pada Februari 2010 mencapai 107,41 juta orang, bertambah 2,54 juta orang dibanding keadaan pada Agustus 2009 yang sebesar 104,87 juta orang atau bertambah 2,92 juta orang dibanding keadaan Februari 2009 yang sebesar 104,49 juta orang. Data satu tahun terakhir periode (Februari 2009-Februari 2010) tidak semua sector usaha mengalami kenaikan jumlah pekerja. Penurunan jumlah pekerja terjadi di Sektor Pertanian sebesar 200 ribu orang (0,47 persen) dan Sektor Transportasi sebesar 130 ribu orang (2,19 persen).
Kesenjangan antara penawaran dan permintaan tenaga kerja masih tinggi disebabkan oleh tidak samanya pertumbuhan jumlah Penyedia lapangan kerja dan pertumbuhan angkatan kerja. Selama ini Indonesia mengalami masalah dalam perencanaan penyediaan lapangan kerja, karena di satu sisi pertumbuhan penduduk semakin meningkat, sementara lapangan kerja sangat minim pertumbuhannya. Dari situlah terjadi selisih antara jumlah permintaan dan penawaran tenaga kerja yang dinamakan pengangguran. Permintaan bagi pekerja terampil di Indonesia telah meningkat pada beberapa dekade terakhir tetapi terdapat ketidakcocokan dengan keahlian yang dimiliki pekerja-pekerja baru yang memasuki pasar tenaga kerja
Iklim Investasi masih akan lamban karena UU perburuhan dan pungutan liar masih menjadi hambatan masuknya investasi, Upaya-upaya reformasi sudah dicanangkan seperti revisi UU ketenagakerjaan dan transparansi perijinan namun nampaknya hasilnya tidak akan terasa dalam kurun 5 tahun kedepan. Pengangguran di Indonesia kini mencapai 8,59 juta orang atau 7,41 persen dari total angkatan kerja di nusantara sebanyak 116 juta orang. Angkatan kerja tersebut didominasi lulusan sekolah dasar (SD) 57,44 juta orang atau 49,42 persen," Dari segi persaingan internasional hasil survei "World Economic Forum 2010" menunjukkan Indonesia berada pada peringkat 54 dari 133 negara yang disurvei.
Industri penunjang migas seperti property migas akan sangat tergantung dengan kondisi ekonomi global dan nasional, trend yang terjadi di industry hulu minyak justru sangat pesat karena adanya UU No.21 tahun 2001 telah mengundang banyak investor asing masuk untuk menjadi pemain ataupun kontraktor di bidang migas. Kenyataannya para pemain migas terus bertambah dari tahun ke tahun, hal ini justru member dampak yang cukup baik untuk industry penunjang migas karena semakin banyak pemain maka semakin tinggi demand akan penunjang migas.
PT. KOJO DAN RENCANA STRATEGIS
PT. KOJO adalah perusahaan yang bergerak dibidang property migas yang beroperasi di wilayah Kalimantan Timur dan Riau, Klien PT KOJO terdiri dari para kontraktor Migas seperti Schlumberger, Haliburton, BJ Service, EMI dll. Berikut adalah Visi Misi dan nilai-nilai di PT KOJO:
Visi
Perusahaan yang terpercaya dalam pengembangan property di bidang industry pertambangan dan energy global
Misi
Perusahaan Maju yang memberikan pelayanan yang inovatif dalam memenuhi kebutuhan client serta dikelola secara professional
Values
Pernyataan misi diatas telah memperhatikan perspektif secara berimbang:
1. Keuangan, yang ditransformasikan dengan perusahaan maju
2. Pelanggan, yang ditransformasikan dengan dalam memenuhi kebutuhan client
3. Bisnis internal, yang ditransformasikan dalam pelayanan yang inovatif
4. Pertumbuhan dan pembelajaran, yang ditransformasikan dengan secara professional. Hal ini menunjukkan perhatian perusahaan pada upaya peningkatan keahlian dan profesionalitas pegawai
Dari trend ekonomi yang ada KOJO membuat analisa SWOT dengan basis Balanced Scorecard yang dihubungkan dengan kebutuhan SDM:
| | Ancaman | Peluang | Kekuatan | Kelemahan |
| Keuangan | Inflasi, kenaikan harga pangan, listrik dan fluktuasi harga minyak | Perkembangan ekonomi yang bagus | Keuangan yang sehat | Cashflow yang kurang terkelola |
| Pelanggan | Kompetitor baru | Munculnya pelanggan baru di migas | Reputasi perusahaan di bidang support base | Pelayanan yang kurang maksimal |
| Proses Internal | Audit client dan Gangguan LSM lokal | Adanya upaya untuk perbaikan proses pelayanan dan produksi | Terjaganya prosedur melalui sistem Balanced Scorecard | Ktidak konsistenan dalam menjalankan prosedur |
| Pembelajaran dan pertumbuhan | Pembajakan karyawan | Munculnya karyawan muda dan terampil | Manajemen yang berpengalaman | Masih adanya karyawan tua dan kurang terampil |
Dari hasil analisis ternyata daya tarik industry tinggi, hal itu terbukti banyaknya peminat yang masuk ke industry property migas, KOJO memiliki kekuatan usaha yang sangat kuat dalam penguasaan pangsa pasar, maka strategi yang dipilih adalah Pertumbuhan.
Dalam Business Plannya, rencana strategic KOJO adalah menambah client baru dari 25 perusahaan di tahun 2010 menjadi 40 perusahaan pada 2015, selain itu juga meningkatkan mutu dan kualitas karyawan dengan training terpadu, serta meningkatkan kinerja manajemen dengan system Balanced Scorecard.
ANALISA KEBUTUHAN TENAGA KERJA
KOJO menganalisa kebutuhan Tenaga Kerja sebagai berikut:
| Kebutuhan karyawan | Kondisi karyawan yang ada | Kondisi pasar tenaga kerja | Insisatif Strategi |
| Penambahan karyawan di lini depan untuk mengantisipasi masuknya client baru | Hasil analisa beban kerja menunjukkan kurangnya karyawan dalam mengantisipasi client baru | Karyawan lini yang tidak terlalu memerlukan skill tinggi cukup melimpah | Melakukan rekruitment bertahap sesuai masuknya client |
| Karyawan dengan Skill yang baik | Hasil audit skill menunjukkan kurangnya skill karyawan dalam mendukung pekerjaan | Kurangnya kandidat dengan skill yang pas | Merekrut karyawan dengan skill tinggi baik melalui recruitment search ataupun outsourcing |
| Karyawan dengan sikap yang baik | Hasil pengamatan mennjukkan adanya karyawan yang tidak disiplin dan berperilaku negatif | memiliki probabilitas 50% | Melakukan assesment ketat dalam rekrutmen |
| Penambahan beberapa karyawan Support | Hasil analisa jabatan menunjukkan gap positif antara skor jabatan dengan pemangku jabatan | Lebih terkonsentrasi di Pulau Jawa | Melakukan promosi beberapa karyawan potensial |
| Penggantian karyawan keluar | Adanya karyawan yang pensiun dan putus kontrak | Skill terkonsetasi di Jawa, non skill di daerah | Merekrut Management Trainee |
Penambahan client baru menjadi focus dalam analisa kebutuhan tenaga kerja, kondisi ekonomi nasional dan membaik serta industry hulu migas yang pesat memberikan prospek baik untuk pengembangan bisnis, KOJO mengantisipasi trend ini dengan mempersiapkan karyawan yang dibutuhkan termasuk skill-skill yang diperlukan.
Disisi internal KOJO juga melakukan analisa jabatatan dan analisa beban kerja untuk melihat deficit atau surplus karyawan, kemudian dilakukan audit skill untuk menganalisa kesiapan karyawan dalam menyambut masuknya client baru serta harapan client yang sudah berubah seiring perkembangan teknologi, factor kualitas produk dan layanan menjadi focus utama.
Sikap positif dari karyawan juga sangat dibutuhkan dalam menunjang kinerja prima, program Budaya menjadi salah satu upaya KOJO dalam memperbaiki layanan dan citra kepada client.
PERAMALAN / PERENCANAAN SDM
KOJO melakukan peramalan dengan menggunakan Teknik Matriks Peluang (Probability Matrix), indicator yang dibuat berdasarkan jumlah client dengan asumsi jumlah client yang ada adalah sekitar 25 perusahaan, rencana bisnis menyebutkan bahwa penambahan client sampai dengan tahun 2015 akan betambah menjadi 40 client, dengan sebaran pertahun sekitar 2-4 client.
Karyawan yang keluar karena pension atau putus kontrak diasumsikan diganti dengan karyawan baru sehingga tidak menjadi pengurang yang significant dalam peramalan ini. Berikut adalah peramalan tenaga kerja yang dilakukan oleh KOJO untuk 5 tahun:
| Personnel | Karyawan 2010 | Rasio Karyawan | 2011 | 2012 | 2013 | 2014 | 2015 |
| Site Operations | | | | | | | |
| Construction & Building | | | | | | | |
| Site Manager | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Site Opr Manager | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Site Coordinator | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Construction & Maintenance Head | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Civil Engineer | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| PMC | 4 | 0.16 | 4 | 5 | 5 | 6 | 6 |
| Site Superintendent | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Carpenter | 14 | 0.56 | 15 | 17 | 18 | 20 | 22 |
| Welder | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| General Foreman | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Labour | 40 | 1.60 | 43 | 48 | 53 | 58 | 64 |
| Electrical | | | | | | | |
| Electrician | 4 | 0.16 | 4 | 5 | 5 | 6 | 6 |
| Electrician Helper | 6 | 0.24 | 7 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Gardening & Landscaping | | | | | | | |
| Gate Maintenance | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Gardener | 4 | 0.16 | 5 | 5 | 5 | 6 | 6 |
| Heavy Equipment | | | | | | | |
| Backhoe Loader Operator | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Dump Truck Operator | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Plumbing | | | | | | | |
| Plumber | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Plumber Helper | 6 | 0.24 | 7 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Power & Equipment Maintenance | | | | | | | |
| Maintenance Manager | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Mechanic | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Technician | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| General Helper | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Mechanic Helper | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Co-Maintenance | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Genset Operator | 4 | 0.16 | 5 | 5 | 5 | 6 | 6 |
| Air-Conditioning Services | | | | | | | |
| AC Leadman | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| AC Technician | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| AC Helper | 6 | 0.24 | 7 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Warehousing | 0 | 0.00 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Warehouse Coordinator | 4 | 0.16 | 5 | 5 | 5 | 6 | 6 |
| Warehouse Administration | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Warehouse Staff | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Storeman | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Warehouse Helper | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Material Expediter | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Filling Attendant | 6 | 0.24 | 7 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| HRD | | | | | | | |
| Site HR Services | | | | | | | |
| HR & GA Officer | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Site HR Administration | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Information Technology | | | | | | | |
| Site IT Services | | | | | | | |
| IT Staff | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Office Services | | | | | | | |
| Site Admin Services | | | | | | | |
| Office Boy | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Security | | | | | | | |
| Chief Security | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Security Guard | 36 | 1.44 | 88 | 43 | 48 | 52 | 58 |
| Driver | | | | | | | |
| Driver | 6 | 0.24 | 7 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Finance | | | | | | | |
| Site Accounting Services | | | | | | | |
| Site Accountant | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Hotel & Catering | | | | | | | |
| Hotel Office | | | | | | | |
| Hotel & Catering Supervisor | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Hotel Receptionist | 4 | 0.16 | 5 | 5 | 5 | 6 | 6 |
| House Keeping | | | | | | | |
| Room Attendant | 18 | 0.72 | 31 | 22 | 24 | 26 | 29 |
| Cleaner | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Laundry | | | | | | | |
| Laundry Maid | 4 | 0.16 | 5 | 5 | 5 | 6 | 6 |
| Laundry Boy | 1 | 0.04 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
| Restaurant | | | | | | | |
| Cook | 8 | 0.32 | 11 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| Kitchen Boy | 2 | 0.08 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 |
| Waitress | 6 | 0.24 | 7 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Total Duri | 241 | | 330 | 289 | 318 | 347 | 386 |
Keterangan:
- Rasio didapat dari jumlah karyawan dibagi dengan jumlah client
- Prediksi permintaan setiap tahun dilakukan dengan multiflying rasio sesuai rencana penambahan client
